01E-Mail-Management
E-Mail-Management für Teams mit 5 bis 50 Leuten.
E-Mail-Management heißt, dass ein Team seine Mails nach festen Regeln verteilt, bearbeitet und abschließt, statt sie einzeln abzuarbeiten. Für kleine Teams geht es vor allem um fünf Dinge.
In der Testphase keine Rechnung und keine Zahlungsdaten. Wir richten Squid mit euch ein.
Squid ist ein Mail-Programm für Teams am Mac, in einer geschlossenen Testphase. Wir richten jedes Team persönlich ein.
02Grundlagen
Die fünf Bausteine.
Was ein kleines Team für seine Mails festlegen sollte, und wie Squid es umsetzt.
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01
Zuständigkeit
Eine Person pro Mail.
So macht es Squid
Jede Mail hat jemanden, der sich kümmert. ⇧A gibt eine Mail ab, ⇧M übernimmt sie selbst. Du siehst, wer gerade antwortet. Hat inzwischen jemand geantwortet, hält Squid vor dem Senden an.
Zuweisen und übernehmen -
02
Regeln
Mails landen automatisch bei der richtigen Person, mit Label und Status.
So macht es Squid
Wenn das, dann das: Regeln laufen für das ganze Team, sobald eine Mail ankommt. Sie weisen zu, an eine Person, reihum oder an wen am wenigsten hat, und setzen Label, Status oder eine Notiz. Wer abwesend ist, wird übersprungen.
Labels und Regeln -
03
Wiedervorlage
Später mit Uhrzeit, Wartet mit Frist; antwortet der Kunde, ist die Mail wieder offen.
So macht es Squid
H stellt eine Mail zurück, die Zahlen 1 bis 4 wählen die Zeit direkt. Später gilt für dich oder für alle im Postfach. W markiert, dass ihr auf eine Antwort von außen wartet, mit optionaler Frist.
Tasten für Mails -
04
Freigaben
Vier Augen vor heiklen Mails.
So macht es Squid
Vor dem Senden liest jemand gegen: Regeln pro Kunde, für die erste Mail an neue Kontakte oder pro Label. Der Server lässt eine freigabepflichtige Mail nur so raus, wie sie freigegeben wurde.
Freigaben -
05
Überblick
Was offen ist, was erledigt ist, wer was getan hat.
So macht es Squid
Erledigt gilt für das ganze Team. Das Board zeigt Offen, Wartet und Erledigt heute, nach Person oder Postfach. Inhaber und Admins sehen, wer was getan hat, mit Export als CSV oder JSON.
Rollen und Protokoll
03Auswahl
Checkliste: So wählt ihr ein Werkzeug aus.
Acht Fragen, mit denen ihr jede E-Mail-Management-Software prüfen könnt, bevor ihr euch festlegt.
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Bleibt unser Postfach, wo es ist?
Gut ist, wenn ihr eure bestehenden Postfächer verbindet und nicht umziehen müsst. Dann bleiben Adresse, Anbieter und Webmail, wie sie sind.
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Sieht jeder, wer sich kümmert?
Jede Mail braucht eine Person, die sich kümmert, für alle sichtbar. Sonst antworten zwei Leute auf dieselbe Mail oder keiner.
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Können wir intern abstimmen, ohne dass der Kunde es sieht?
Rückfragen gehören an die Mail, nicht in einen Chat daneben. Achtet darauf, dass interne Notizen klar als intern erkennbar sind.
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Gibt es Freigaben vor dem Senden?
Bei Angeboten oder der ersten Mail an einen neuen Kunden liest jemand gegen. Fragt, ob eine Freigabe nur eine Bitte ist oder ob ohne sie nichts rausgeht.
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Wie werden Phishing und Rechnungsbetrug erkannt?
Fragt, was geprüft wird: Absender, Links, Anhänge, geänderte Bankverbindungen. Und ob eine Warnung sagt, warum sie warnt.
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Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Fragt, wo der Server steht, welche Dienste welche Daten bekommen und ob der Anbieter mit euch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt.
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Was kostet es pro Person, und zahlen Gäste?
Rechnet mit eurer echten Teamgröße. Fragt, ob Leute, die nur ab und zu mitlesen, etwa Freelancer, extra kosten.
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Wie kommen wir wieder raus?
Prüft vorher, ob ihr alle Mails und Notizen in offenen Formaten mitnehmen könnt.
04Abgrenzung
Ticketsystem oder Mail-Programm?
Ein Ticketsystem passt zu Support-Teams mit Kanälen, Fristen und Berichten. Wer Kundenmails im Team beantwortet und Mails als Mails behalten will, braucht meist keins.
05Squid
So deckt Squid das ab.
Squid ist ein Mail-Programm für den Mac, gebaut für Teams, die Adressen wie info@ gemeinsam bearbeiten. Die acht Fragen, kurz beantwortet.
- Postfach Kein Umzug: Ihr verbindet eure bestehenden Postfächer. Squid setzt bei eurem Anbieter nie von selbst „gelesen“. Eure Webmail sieht weiter, was neu ist. Postfach verbinden
- Zuständigkeit Jede Mail hat jemanden, der sich kümmert. Du siehst, wer gerade antwortet. Hat inzwischen jemand geantwortet, hält Squid vor dem Senden an. Wer gerade antwortet
- Intern abstimmen Notizen und Team-Threads sieht nur euer Team. Team-Threads verlassen unseren Server nie. Intern antworten
- Freigaben Vor dem Senden liest jemand gegen. Der Server lässt eine freigabepflichtige Mail nur so raus, wie sie freigegeben wurde. Freigaben
- Phishing und Betrug Squid prüft jede eingehende Mail auf Phishing, Betrug und Schadsoftware und sagt dir in einem Satz, warum es warnt. Weicht eine Bankverbindung von bisherigen Rechnungen ab, auch in PDF-Anhängen, warnt Squid vor der Zahlung. Phishing-Schutz
- Daten und Vertrag Unser Server steht in Deutschland und wird von der Moebius GmbH betrieben. Eure Mails bleiben bei eurem Mailanbieter. Unser Server hält eine Kopie, damit ihr gemeinsam daran arbeitet. Die Vorlage für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist ein Entwurf. Abgeschlossen wird der Vertrag, bevor echte Kundendaten verarbeitet werden. Daten und Server
- Preis und Gäste 12 € pro Person und Monat, netto zuzüglich Umsatzsteuer, für Teams bis 50 Personen. Gäste zählen nie als Platz. In der Testphase stellen wir keine Rechnungen. Nur für Firmen und Selbständige. Preise
- Ausstieg Alle Mails und Notizen nehmt ihr als Archiv mit (EML und JSON). Eure Mails liegen ohnehin weiter bei eurem Anbieter. Export
Testzugang für euer Team.
Geschlossene Testphase. Wir richten jedes Team persönlich ein. Squid läuft heute als Testversion auf dem Mac (macOS 15 oder neuer).
In der Testphase keine Rechnung und keine Zahlungsdaten. Wir richten Squid mit euch ein.
06Ehrlich vorab
Passt Squid zu euch?
Passt, wenn
- ihr Adressen wie info@ oder rechnungen@ gemeinsam bearbeitet, bis 50 Personen,
- alle, die im geteilten Postfach arbeiten, einen Mac mit macOS 15 oder neuer haben,
- eure Mails bei Hostinger, iCloud oder einem anderen IMAP-Postfach liegen, oder bei Gmail und Google Workspace per IMAP mit App-Passwort, wenn euer Google-Admin das zulässt.
Noch nicht, wenn
- ihr Microsoft 365 oder Exchange nutzt. Microsoft 365 kommt später.
- jemand im geteilten Postfach mit Windows arbeitet. Windows, Android und eine Web-Version sind nicht geplant.
- ihr nur am iPhone arbeitet. Die App für iPhone und iPad folgt.
Google Workspace geht per App-Passwort, wenn euer Admin das zulässt. Wir helfen beim Einrichten.
Ihr nutzt Microsoft 365? Fragt trotzdem an. Wir melden uns persönlich und sagen euch, was heute geht.
So prüft ihr das Sag mir Bescheid, wenn Microsoft 365 oder das iPhone da ist
Mail, aber gemeinsam.
Erzähl uns kurz von eurem Team. Wir melden uns innerhalb eines Werktags.Zwischen den Jahren antworten wir langsamer. Anfragen beantworten wir ab dem 4. Januar.
Was danach passiert: Wir prüfen kurz, ob Squid zu euch passt, zeigen es dir in 20 Minuten und richten es mit euch ein.
- Unser Server steht in Deutschland und wird von der Moebius GmbH betrieben.
- Eure Mails bleiben bei eurem Mailanbieter. Unser Server hält eine Kopie, damit ihr gemeinsam daran arbeitet.
- Die Zugangsdaten eurer Postfächer liegen AES-256-GCM-verschlüsselt auf dem Server und erreichen nie ein Gerät.
- Keine Tracking-Pixel, keine umgeschriebenen Links, kein Tracking in der App.
- Alle Mails und Notizen nehmt ihr als Archiv mit (EML und JSON).
Moebius GmbH · Bad Dürkheim · Amtsgericht Ludwigshafen am Rhein, HRB 68751