Testzugang
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02Geteiltes Postfach

Ein geteiltes Postfach, in dem jede Mail jemanden hat.

Geteilte Postfächer wie info@ landen bei allen im Team, mit klarer Zuständigkeit. Eine Person übernimmt, das Team stimmt sich intern ab, und eure Postfächer bleiben, wo sie sind.

Testzugang anfragen Demo mit Felix vereinbaren

In der Testphase keine Rechnung und keine Zahlungsdaten. Wir richten Squid mit euch ein.

Geschlossene Testphase. Wir richten jedes Team persönlich ein.

KundeRelaunch

Freigabe Relaunch Startseite

Christopher Wagneran Felix · 09:48

das passt für uns, danke für die schnelle Runde. Eine Frage noch zum Footer: Können wir die Öffnungszeiten dort direkt aufnehmen?

Intern · sieht nur das Team
@Felix ich übernehme, der Footer ist gleich drin.
Ich gebe frei, sobald es drin ist.
Lena übernimmtseit 09:51
Ein Verlauf für extern und intern: die Kundenmail auf Papier, alles, was nur das Team sieht, auf Tinte.

Was wir versprechen

Jede Mail ist mit einer Taste erledigt, abgegeben oder geplant. Du siehst, wer gerade antwortet.

Woran man uns erkennt

Tastatur zuerst, ein Verlauf für extern und intern, Tinte für alles im Team.

01Geteilte Postfächer

Ein Postfach für alle. Eine Person pro Mail.

Geteilte Postfächer wie info@ landen für alle im Team, mit klarer Zuständigkeit. Jeder Verlauf hat genau eine Person, die sich kümmert, dazu beliebig viele, die folgen.

  • Antworten als Team. Gesendet wird von der geteilten Adresse, mit Absendername und Signatur der Person.
  • Aus dem richtigen Postfach. Antworten gehen immer aus dem Postfach, in dem die Mail angekommen ist.
  • Ungelesen gehört dir. Was du liest, ist nicht für die anderen gelesen. Pro Postfach lässt sich das auf pro Gerät oder für alle umstellen.
  • Webmail bleibt unberührt. Beim Anbieter setzt Squid nie von selbst „gelesen“; eure Webmail sieht weiter, was neu ist.
  • Erledigt gilt für alle. E erledigt den Verlauf fürs Team, der Toast sagt ehrlich, wen es betrifft. Nur für dich ausblenden: ⇧⌫.
  • Unbeanspruchte Mails. Bleibt eine Mail im geteilten Postfach liegen, meldet sich Squid bei den Zuständigen fürs Verteilen.

Teilen lassen sich Gmail und Google Workspace (über IMAP mit App-Passwort), Hostinger, iCloud und jedes andere IMAP-Postfach. Microsoft 365 kommt später. Postfach verbinden

Postfächer

Gespeichert

Geteilte Postfächer wie info@ landen für alle im Team, mit klarer Zuständigkeit.

  • felix@moebius-media.comGoogle Workspace · synchron vor 1 Min. Persönlich
  • info@moebius-media.comHostinger · geteilt mit 4 Personen Team
  • rechnungen@moebius-media.comIMAP · geteilt mit Mara Team
info@ teilen sich Felix, Lena, Mara und Jonas.
D-51Postfächer, eigene und geteilte. Personen und Adressen sind Beispiele.

02Zuweisen

Lena übernimmt.

⇧A gibt eine Mail ab, wer im Verlauf erwähnt wurde, steht oben. ⇧M übernimmt sie selbst. Danach sieht das ganze Team, wer sich kümmert.

D-29Zuweisen mit ⇧A: Lena ist im Verlauf erwähnt und steht deshalb oben. Danach steht oben im Verlauf, wer sich kümmert.
ZuweisenGibt eine Mail ab. Wer im Verlauf erwähnt wurde, steht in der Liste oben.⇧A
Mir zuweisenDu übernimmst selbst, mit einem Tastendruck.⇧M
Wer antwortet, übernimmtAntwortest du in einem unzugewiesenen Verlauf, übernimmst du ihn, mit Rückgängig im Toast.R
ZugewiesenEine Liste für „mir zugewiesen“ und „von mir abgegeben“, über alle Postfächer.GA
VorschlagSquid schlägt vor, wer den Kontakt bisher betreut hat. Ein Klick weist zu, nie automatisch.
RegelnBeim Eingang zuweisen: an eine Person, reihum oder an wen am wenigsten hat.
Zuweisung aufhebenAuch das geht mit einer Taste.⌃A

Jede Person hat ihre Farbe.

Jeder im Team wählt eine von acht Farben. Avatar, Notiz-Balken, Zuweisungen und „schreibt gerade“ nutzen sie, damit man auf einen Blick sieht, wer spricht. Cyan bleibt das Zeichen für intern.

  • Tinte#0A0E27 · Felix
  • Blau#4A5FD9
  • Violett#7C5CE0 · Lena
  • Pink#D9468F · Tobias
  • Orange#E8783A · Mara
  • Gelb#D9A520
  • Grün#12A37F · Jonas
  • Oliv#7A9A2E

03Intern

Alles, was intern ist, steht auf Tinte.

Notizen, Team-Panel, interne Antwort, Zuweisen und Freigaben. So sieht man in jedem Moment: Das hier liest kein Kunde.

Team-Notiz im Verlauf
@Felix ich übernehme, der Footer ist gleich drin.
Ich gebe frei, sobald es drin ist.
Position 4 passt jetzt.
Intern antworten · ⇧R Wo Tinte noch erscheint
  • Willkommen
  • Onboarding
  • Team-Panel
  • Zuweisen
  • Freigaben
  • Inbox Zero
  • Mitteilungen
  • Toasts
  • System-Mails
Intern antwortenSchreibt eine Notiz auf Tinte in den Verlauf. Die sieht nur das Team, nie der Kunde. Mit @ holst du jemanden dazu, auch Gäste.⇧R
Notiz an TextstelleText in der Mail markieren, dann M: Die Notiz hängt an genau dieser Stelle.M
Team-Notiz zum KontaktRechts beim Kontakt steht, was alle wissen sollten, zum Beispiel „Mag kurze Mails. Freigaben immer bis 16 Uhr.“
Intern besprechenNeben einem Entwurf, der freigegeben werden muss, steht das Gespräch des Teams auf Tinte.

04Team-Threads

Absprachen, die nie beim Kunden landen.

⇧C startet einen Team-Thread an ein Team wie Vertrieb oder Design. Team-Threads verlassen den Server nie, Kunden sehen nichts.

  • Teams. Gruppen wie Design, Vertrieb oder Ops. Eine Person kann in mehreren sein.
  • In der Inbox und in der Seitenleiste. Team-Threads stehen in der Inbox zwischen den Kundenmails und gesammelt unter „Team-Threads“ in der Seitenleiste, mit eigenem Zähler.
  • Neben den Kundenmails. Absprachen stehen in derselben App wie die Kundenpost, nicht in einem weiteren Chat-Tool. GT öffnet die Team-Threads.
D-35Team-Threads, nach Team gefiltert, darunter ein neuer Thread an Vertrieb (D-44).

05Freigaben

Vor dem Senden liest jemand gegen.

Regeln legen fest, wann: pro Kunde, für die erste Mail an neue Kontakte oder pro Label. Wer prüft, sieht Entwurf, Kontext und Änderungen auf einen Blick. ↵ gibt frei, danach sendet die Autorin.

Mit Freigabe, am Mac

  1. 01⌘↵Greift eine Regel, wird Senden zu „Freigabe anfragen“.
  2. 02↵ bei MaraMara prüft Entwurf und Kontext und gibt frei.
  3. 03MitteilungFelix bekommt den Hinweis, dass die Mail frei ist.
  4. 04⌘↵Gesendet, mit zehn Sekunden zum Zurückholen.
Squid
‹ Freigaben escFreigabe angefragt von Jonas
NotizNÄndernCFreigeben↵
An Dr. Anna BrandtBetreff Unser Angebot für den Relaunch
hallo Anna,

anbei wie besprochen unser Angebot für den Relaunch eurer Kanzlei-Website. Die Konzeptphase haben wir auf sechs Tage erweitert, damit genug Zeit für eure Abstimmung bleibt.

Beste Grüße
Jonas
Angebot_Brandt_v4.pdf · Grün markiert: geändert seit v3
ABDr. Anna Brandtwir würden mit Variante B starten…Ursprüngliche Mail · heute, 08:20
D-43Freigabe prüfen: Entwurf, ursprüngliche Mail und, was seit der letzten Fassung geändert wurde. Rechts bespricht das Team intern.

Regeln fürs Gegenlesen

  • Kanzlei Brandt · jede MailMara oder Felix
  • Neue Kontakte · erste Mailein Admin
  • Label AngebotFelix

Inhaber und Admins legen die Regeln fest. Freigeben kann, wen die Regel nennt, nie ein Gast.

Freigegeben ist freigegeben

Der Server lässt eine freigabepflichtige Mail nur so raus, wie sie freigegeben wurde.

Ändert sich der Entwurf danach, muss er neu freigegeben werden.

Was auf dich wartet

Unter Freigaben stehen „Warten auf mich“ und „Alle offenen“. GF öffnet die Liste, ⌘⇧F fragt im Entwurf eine Freigabe an, auch ohne Regel.

Passt etwas nicht, schreibst du mit N eine Notiz oder änderst den Entwurf mit C selbst.

06Erwähnungen

@Name holt jemanden dazu.

Wer erwähnt wird, bekommt eine Mitteilung und folgt dem Verlauf. Ist die Person nicht im Postfach, darf sie genau diesen Verlauf lesen und kommentieren.

  • Erwähnungen. Alle Stellen, an denen dich jemand mit @ erwähnt, in einer Liste. GW
  • Nur, wenn es um dich geht. Mitteilungen pro Ereignis und Gerät: Erwähnung, Zuweisung, Freigabe, Später fällig, keine Antwort seit 3 Tagen.
  • Ruhezeiten. Standard 19:00 bis 08:00 ohne Banner, mit Ausnahme für eilige Freigaben.
  • Am Mac. Banner, Mitteilungen-Liste und ein Symbol in der Menüleiste. Mitteilungen aufs iPhone folgen mit der iPhone-App.
D-45Erwähnungen, darüber Mitteilungen am Mac (D-58).

07Kollisionsschutz

Du siehst, wer gerade antwortet.

Du siehst „Lena antwortet gerade“, bevor du anfängst. Dann überlässt du ihr den Verlauf oder antwortest bewusst trotzdem.

Squid
‹ Inbox escErledigtESpäterHZuweisen⇧ALabelL
Lena schreibtLH
KundeRelaunch
Freigabe Relaunch Startseite
CW
Christopher Wagneran Felix · 09:48

hallo Felix,

das passt für uns, danke für die schnelle Runde. Eine Frage noch zum Footer: Können wir die Öffnungszeiten dort direkt aufnehmen? Wenn das klappt, geben wir heute frei.

Beste Grüße
Christopher

LHLena antwortet geradeLena übernimmt
Trotzdem antwortenLena überlassenE
D-17Jemand antwortet gerade: Die Zeile über dem Antwortfeld zeigt es, bevor du anfängst.
Lena antwortet gerade

Bevor du anfängst

Wer gerade antwortet, steht im Verlauf, in der Farbe der Person.

Halt vor dem Senden

Hat seit deinem Entwurf jemand geantwortet, hält Squid vor dem Senden an und zeigt es dir.

Entwürfe vom Team

In geteilten Postfächern siehst du, wer gerade einen Entwurf hat.

Einmal ist einmal

Ein Senden verschickt nie zweimal, auch nicht über zwei Geräte.

08Mitglieder und Rollen

Vier Rollen. Gäste kosten nichts.

Inhaber, Admin, Mitglied und Gast. Einen Platz belegt, wer Inhaber, Admin oder Mitglied ist. Gäste sehen nur Verläufe, zu denen sie eingeladen sind, und zählen nie als Platz.

Inhaberein Platz

Die erste Person der Firma. Ernennt Admins und ändert als einzige Rolle die Abrechnung, Admins sehen sie nur.

Adminein Platz

Pflegt Signaturen und Freigabe-Regeln, hinterlegt den KI-Schlüssel, sieht das Protokoll und holt Mails mit Begründung aus der Quarantäne.

Mitgliedein Platz

Arbeitet in den geteilten Postfächern: übernimmt, antwortet, schreibt intern und gibt frei, wo eine Regel es vorsieht.

Gastkostenlos

Sieht nur Verläufe, zu denen er eingeladen ist, liest und schreibt intern mit, sendet aber nicht. Zum Beispiel jemand, der frei für euch arbeitet.

Einstellungen · Mitglieder
Mitglieder4 von 10 Plätzen belegt. Gäste sehen nur Threads, zu denen sie eingeladen sind.
Gespeichert
E-Mail-Adressen, mit Komma getrenntMitgliedEinladen
FLFelix LudewigInhaberdu
LHLena HoffmannAdminonline
MKMara KleinMitgliedvor 10 Min.
JWJonas WeberMitgliedgestern
TSTobias SteinGasteingeladen
FreigabenVor dem Senden muss jemand gegenlesen
Kanzlei Brandt · jede MailMara oder Felix
Neue Kontakte · erste Mailein Admin
Label AngebotFelix
D-55Mitglieder und Freigaben: Felix ist Inhaber, vier Plätze sind belegt, Tobias arbeitet als Gast mit. Beispieldaten.
  • Einladen per Mail oder Einladungslink. Der Link in der Einladungs-Mail gilt sieben Tage.
  • Status „Abwesend“ mit Zeitraum: Regeln überspringen, wer abwesend ist. So läuft eine Übergabe
  • Wer das Team verlässt, gibt offene Arbeit zurück an das Team.
  • Inhaber und Admins sehen im Protokoll, wer was getan hat, mit Export als CSV oder JSON.
  • Freie Plätze werden nicht berechnet. Abgerechnet wird die höchste Zahl belegter Plätze im Monat.
12 € pro Person und Monat, nettoEin Preis für Teams bis 50 Personen, mit allen Funktionen. In der Testphase stellen wir keine Rechnungen. Squid gibt es nur für Firmen und Selbständige, nicht für Privatpersonen. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer. Mehr zu den Preisen

09Was das Team noch teilt

Ordnung, die für alle gilt.

Labels fürs ganze Team

Labels gelten für alle, mit zehn Farben. Private Labels gibt es auch.

L

Regeln

Wenn das, dann das: Regeln laufen für das ganze Team, sobald eine Mail ankommt.

Textbausteine

Mit Platzhaltern, Pflichtfeldern und Dateien, persönlich oder fürs Team.

;

Signaturen

Lang für neue Mails, kurz für Antworten. Admins pflegen sie zentral.

Board

Offen, Wartet, Erledigt heute, nach Person oder Postfach: der Blick für den Wochenstart.

⌘⇧B

Morgen-Zusammenfassung

Werktags um 8:00 eine Mail: was auf dich wartet, was heute zurückkommt, was das Team gestern erledigt hat.

Kontakt rechts

Firma, wer betreut, wie schnell der Kontakt meist antwortet, die letzten Mails und eine Team-Notiz.

Später, auch fürs Team

Später gilt für dich oder für alle im Postfach.

H

Eigene Reiter

Gespeicherte Filter mit Zähler, persönlich oder fürs ganze Team.

Alle Funktionen ansehen Häufige Fragen

Mail, aber gemeinsam.

Erzähl uns kurz von eurem Team. Wir melden uns innerhalb eines Werktags.

Was danach passiert: Wir prüfen kurz, ob Squid zu euch passt, zeigen es dir in 20 Minuten und richten es mit euch ein.

Arbeiten alle, die eure geteilten Adressen bearbeiten, am Mac?

In der Testphase keine Rechnung und keine Zahlungsdaten. Wir richten Squid mit euch ein.

Mit dem Absenden verarbeiten wir deine Angaben, um deine Anfrage zu beantworten und eurer Firma einen Zugang einzurichten. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung. Squid ist für Firmen und Selbständige.

  • Unser Server steht in Deutschland und wird von der Moebius GmbH betrieben.
  • Eure Mails bleiben bei eurem Mailanbieter. Unser Server hält eine Kopie, damit ihr gemeinsam daran arbeitet.
  • Die Zugangsdaten eurer Postfächer liegen AES-256-GCM-verschlüsselt auf dem Server und erreichen nie ein Gerät.
  • Keine Tracking-Pixel, keine umgeschriebenen Links, kein Tracking in der App.
  • Alle Mails und Notizen nehmt ihr als Archiv mit (EML und JSON).

Moebius GmbH · Bad Dürkheim · Amtsgericht Ludwigshafen am Rhein, HRB 68751