Leute einladen
In der Einrichtung lädst du im vierten Schritt ein. Danach geht es jederzeit so:
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Mitglieder öffnen
Einstellungen (⌘,) › Mitglieder. Oben steht, wie viele Plätze belegt sind.
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Adressen eintragen
Trag eine oder mehrere Adressen in das Feld „E-Mail-Adressen, mit Komma getrennt“ ein.
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Rolle wählen
„Mitglied“ für alle, die mitarbeiten, „Gast“ für Leute, die nur einzelne Verläufe sehen sollen. Zum Admin machst du jemanden danach in der Liste.
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„Einladen“
Jede Person bekommt eine Einladungs-Mail, der Link darin gilt sieben Tage. Offene Einladungen stehen mit „eingeladen“ oder „abgelaufen“ in der Liste. Fährst du am Mac mit der Maus über die Zeile, erscheinen „Erneut senden“ und „Zurückziehen“.
Was die Eingeladenen tun
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Mail öffnen
Die Einladung kommt von noreply@squ1d.com, mit deinem Namen: „… lädt dich ein“.
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Mac-App installieren
Die Testversion bekommt die Person von euch oder von uns. Wie sie installiert wird, zeigen wir euch im Einrichtungsgespräch.
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„Einladung annehmen“ und anmelden
Der Link öffnet die Einladungsseite, „In Squid öffnen“ startet die App. Dann meldet sie sich wie gewohnt mit dem Code aus der Mail an. Ohne Link geht es im Anmeldefenster über „Einladung einfügen“.
Fürs iPhone gibt es noch keine Einladung, die App ist noch nicht verfügbar.
Einladungslink statt Mail
Statt jede Adresse einzutippen, kann ein Admin des Postfachs einen Link erstellen und selbst weitergeben: Einstellungen › Postfächer › das Postfach › „Weitere Einstellungen“ › „Öffnen“, dann unter Mitglieder „Einladen …“ › „Einladungslink erstellen“ und „Kopieren“. Der Link gilt sieben Tage und führt direkt in dieses Postfach. Wer ihn öffnet, meldet sich wie oben an. Gib ihn nur an Leute weiter, die ins Team sollen.
Rollen
Jede Person hat in der Firma eine von vier Rollen. Ändern kannst du sie in der Liste unter Einstellungen › Mitglieder.
| Rolle | Was sie darf | Platz |
|---|---|---|
| Inhaber | Alles, was Admins dürfen. Dazu ändert nur der Inhaber die Abrechnung. Wer sich als Erste einer Firma anmeldet oder die Inhaber-Einladung von Moebius annimmt, ist Inhaber. | belegt einen Platz |
| Admin | Lädt ein und ändert Rollen, legt die Regeln für Freigaben fest, testet Postfach-Verbindungen, richtet die KI ein, pflegt die Sperrliste des Teams und sieht das Protokoll. Die Abrechnung kann ein Admin lesen, aber nicht ändern. | belegt einen Platz |
| Mitglied | Arbeitet in den Postfächern, die mit ihm geteilt sind: übernimmt, erledigt, schreibt intern und an Kunden. | belegt einen Platz |
| Gast | Sieht nur die Verläufe, zu denen er eingeladen ist. Dort liest er mit und schreibt interne Notizen, sendet aber nie an Kunden. | kostenlos |
Plätze und Gäste
Ein Platz ist eine Person mit der Rolle Inhaber, Admin oder Mitglied. Offene Einladungen für Mitglieder halten einen Platz frei. Gäste zählen nie als Platz. Kurz in den häufigen Fragen: Was ist ein Platz? und Können externe Leute mitlesen, ohne zu zahlen?
Preise sind netto, die Umsatzsteuer kommt dazu. Squid gibt es nur für Firmen und Selbständige. Freie Plätze werden nicht berechnet: Abgerechnet wird pro Monat die höchste Zahl belegter Plätze. In der Testphase stellen wir keine Rechnungen. Sind alle Plätze belegt, sagt Squid es dir beim Einladen. Mehr Plätze gibt es unter Einstellungen › Abrechnung, das ändert nur der Inhaber. Alles zum Preis steht unter Preise und in den häufigen Fragen zu Preisen und Abrechnung.
Ohne Einladung mit der Firmen-Domain
Jede Firma gehört in Squid zu genau einer Mail-Domain. Für diese Domain kann die Anmeldung ohne Einladung eingerichtet werden: Dann meldet sich jede Adresse der Domain direkt mit dem Code an und landet in eurer Firma. Einrichten kann das nur Moebius auf dem Server, in der App gibt es dafür keinen Schalter.
Heute ist das nur für moebius-media.com eingerichtet. Für Kundenfirmen legt Moebius die Firma an und schickt der Inhaberin eine Einladung, alle anderen kommen per Einladung dazu. Wollt ihr die Anmeldung für eure Domain, schreibt uns an info@moebius-media.com.
Geteilte Postfächer wie info@
Ein Postfach, das jemand verbindet, sieht zuerst nur diese Person. Ein geteiltes Postfach wie info@ landet für alle, die es teilen, mit klarer Zuständigkeit: Jeder Verlauf hat genau eine Person, die sich kümmert, dazu beliebig viele, die folgen.
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Postfach verbinden
Eine Inhaberin oder ein Admin verbindet info@ wie jedes andere Postfach, siehe Postfach verbinden.
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Leute hinzufügen
Einstellungen › Postfächer › info@ › Mitglieder: Adresse eintragen und „Hinzufügen“. Dort steht, wer das Postfach sieht und darin arbeitet.
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Zuständigkeit festlegen
Im selben Bereich unter Zuständigkeit legt ihr fest, ob Später für dich oder für alle gilt und ob der Lesestatus pro Person zählt oder für alle.
- Antworten gehen immer aus dem Postfach, in dem die Mail angekommen ist, mit Absendername und Signatur der Person.
- Erledigt ist ein Status fürs Team. Was du nur für dich ausblenden willst, nimmst du mit ⇧⌫ aus deiner Liste.
- Ungelesen gehört dir: Was du liest, ist nicht für die anderen gelesen. Beim Anbieter setzt Squid nie von selbst „gelesen“.
Wenn jemand geht
Unter Einstellungen › Mitglieder entfernen Inhaber und Admins eine Person aus dem Team: am Mac mit der Maus über die Zeile fahren und „Entfernen“ klicken, Squid sagt vorher, was mit ihrer Arbeit passiert. Wer geht, gibt offene Arbeit zurück an das Team. Notizen und Zuweisungen bleiben im Verlauf, die Person steht danach unter „Ehemalige“. Was das für die Abrechnung heißt, steht in den häufigen Fragen: Was passiert, wenn jemand das Team verlässt?
Wenn es hakt
Die Einladung ist abgelaufen.
Der Link gilt sieben Tage, danach steht die Einladung als „abgelaufen“ in der Liste. Schick sie unter Einstellungen › Mitglieder mit „Erneut senden“ noch einmal.
Die Einladungs-Mail kommt nicht an.
Sie kommt von noreply@squ1d.com. Lass im Spam-Ordner nachsehen, dann „Erneut senden“.
„Alle … Plätze sind belegt.“
Mehr Plätze gibt es unter Einstellungen › Abrechnung, das ändert nur der Inhaber. Soll die Person nur einzelne Verläufe sehen, lad sie als Gast ein. Gäste belegen keinen Platz.
Jemand sieht ein geteiltes Postfach nicht.
Prüf unter Einstellungen › Postfächer › das Postfach › Mitglieder, ob die Person eingetragen ist.
Eine Kollegin soll nur bei einem Verlauf mitreden.
Erwähne sie mit @Name in einer internen Notiz. Wer erwähnt wird und nicht im Postfach ist, darf genau diesen Verlauf lesen und kommentieren.
Jemand hat Telefon und Notfall-Codes verloren.
Inhaber und Admins setzen die Zwei-Faktor-Anmeldung der Person unter Einstellungen › Mitglieder zurück: am Mac mit der Maus über die Zeile fahren und „Zwei-Faktor zurücksetzen“ klicken. Die eines Admins setzt nur der Inhaber zurück. Danach meldet sich die Person nur mit dem Code aus der Mail an und kann die Zwei-Faktor-Anmeldung neu einrichten.